Libro Soci: questo sconosciuto

Libro Soci: questo sconosciuto

Un punto dolente, di tantissime Associazioni, è sempre sul come le persone si iscrivono, e successivamente su come viene gestito il Libro Soci.

Peccato che, in un controllo, insieme ai verbali, questo libro sia fondamentale!

La procedura corretta, di gestione dei soci, è soltanto una. Questa!

  1. Ogni persona che richiede di associarsi, deve compilare la domanda di ammissione e consegnarla al segretario o incaricato.
  2. Successivamente, il C.D. ammette l’aspirante socio, che è poi inserito nel “libro soci”, oppure ne rifiuta l’iscrizione, motivando opportunamente la decisione. Solo dopo questi passaggi, l’aspirante diventa socio a tutti gli effetti, acquisendo diritti e doveri.
  3. Tutti questi moduli devono essere ordinati per data e tutti i dati anagrafici vanno registrati nel libro. Ricorda, il libro soci è UNICO, progressivo, dura per tutta la vita dell’associazione.

Troppe volte abbiamo visto confondere Libro con Elenco dei soci: solo quest’ultimo cambia ogni anno, comprende l’elenco di tutti coloro che hanno rinnovato la quota annuale, che hanno partecipato alle attività, che sono stati partecipi nella vita sociale.

Nel libro soci, i fondatori occuperanno i primi numeri, le prime righe.
Ogni nuovo socio procede successivamente, in ordine cronologico, mantenendo costante il proprio numero di tessera sociale. Mario Rossi, se all’atto di iscrizione acquisisce il numero “20”, lo manterrà a vita o fino alle dimissioni/esclusione dall’associazione. Ogni rinnovo, negli anni successivi, deve essere annotato nel libro, senza “ricominciarne uno nuovo ogni anno”.

Il secondo passaggio, obbligatorio per le ASD, è tesserare ogni socio ad un Ente di promozione sportiva, oppure ad una Federazione Sportiva Nazionale. Questo punto, è importante per più di un motivo:

  • Iscrizione Registro del Coni: accesso agli sgravi fiscali;
  • Assicurazione obbligatoria: ogni sportivo deve avere una polizza assicurativa, nominale e personale, ai sensi del DPCM 16 aprile 2008, pubblicato in Gazzetta Ufficiale 1° luglio 2008, n. 152.
  • Possibilità di partecipare a competizioni del circuito a cui si è affilati.

Deve avere una forma particolare?

Le Associazioni con solo codice fiscale, o P. Iva in 398, sono esonerate da avere una forma obbligatoria. Il libro soci può essere un semplice quaderno, un file excel, il libro che si compra nei negozi specializzati… qualunque purché contenga i dati necessari:

  • Dati anagrafici completi del socio;
  • recapiti di contatto (telefono, mail);
  • annotazione dell’iscrizione dei vari anni sociali;
  • annotazione di eventuali dimissioni;
  • indicazione delle cariche sociali.

IN BREVE:

  • Il Libro soci è il documento, dopo lo Statuto, fondamentale per ogni associazione;
  • È un documento che va compilato e conservato in unica copia per tutta la vita dell’associazione;
  • Un libro soci mal gestito insieme a dei verbali mal messi, daranno il colpo di grazia alla vostra Associazione!

Ancora dubbi? Senti il bisogno di una guida e di aiuto? Vuoi una bozza di libro soci in formato excel? Scrivici su asdfiscosicuro@gmail.com

Oppure commenta qui sotto per una risposta veloce.

16 commenti su “Libro Soci: questo sconosciuto

  1. buona sera. Lo statuto della mia asd dice che uno dei casi in cui un socio cessa di appartenere all’associazione è quello in cui il socio è moroso per oltre 2 mesi dalla scadenza del versamento richiesto della quota associativa.
    ma, nella pratica, come funziona? ad esempio ora abbiamo un tot di associati, se entro i primi 2 mesi dell’anno 2019 qualcuno di loro non ha ancora pagato la quota è fuori dall’associazione? devo quindi, a marzo 2019, inserire nel libro soci la dicitura ‘decaduto per mancato rinnovo’? è una giusta procedura?
    e se il socio, dopo qualche mese dalla scadenza del rinnovo mancato, torna in associazione e paga la quota puó essere reinserito o bisogna fare la procedura d’iscrizione una seconda volta? e nel libro soci va inserito ex novo o rettificato? grazie mille

    • L’art. 24 del Codice Civile, che per gerarchia delle fonti è di rango superiore, recita “L’esclusione d’un associato non può essere deliberata dall’assemblea che per gravi motivi; l’associato può ricorrere all’autorità giudiziaria entro sei mesi dal giorno in cui gli è stata notificata la deliberazione.”
      Visto il rilievo dell’azione, la procedura deve essere svolta con dovuta diligenza e attenzione. Bisogna dare comunicazione all’associato moroso, sollecitarne il rinnovo, portare l’elenco di questi soci in discussione e votazione dell’assemblea dei soci, votazione segreta per ognuno dei morosi…

      Noi non consigliamo di svolgere questa prassi, ma di lasciare il socio al suo posto. In questo modo conserverà il suo numero su libro soci e non sarà necessaria una nuova iscrizione nel caso di rinnovo tardivo.

  2. salve, io ho un dubbio sul metodo che uso per tenere a posto il libro soci della mia associazione:
    l’associazione è nata nel 2017 e ho intabellato in un foglio excel tutto i soci con relativi dati; l’anno dopo ho creato un altra tabella sotto la prima in cui ho inserito i nuovi soci e quelli che hanno rinnovato l’iscrizione. gli associati che non hanno rinnovato per il 2018, invece, li ho lasciati fuori dalla seconda tabella, conservandoli solo in quella del 2017.

    le chiedo: va bene questo metodo del creare in successione in un unico foglio excel una tabella per anno?
    e se va bene, ogni anno devo necessariamente inserire tutti i soci compresi quelli che non hanno rinnovato? oppure va bene che compaiono soltanto nella tabella dell’anno precedente?
    grazie mille

    • Il libro soci è un documento perpetuo. Va allungato ed allargato ogni anno, riportando i rinnovi.
      Ad inizio anno i soci non vanno cancellati: il socio 20 occupa sempre la riga 20…

  3. Buonasera, questo argomento, connesso con il nuovo regolamento GDPR mi sta facendo impazzire…
    La nostra ASD, come richiesto dalle normative, ha inviato una comunicazione a tutti i soci informandoli sulla nuova politica sulla privacy con relativa informativa adeguata alle nuove norme e chiedendo il consenso a matenere i dati.
    Alcuni soci (che non hanno rinnovato l’iscrizione nel 2018) hanno chiesto la cancellazione dei dati. Come faccio a cancellarli dal nostro libro soci (che è in formato in excel)? Devo/posso elimiare banalmente la riga di quel socio (con tutti i suoi dati)?

    Fiscalmente devo tenere tutta la documentazione x 10 anni, quindi anche la domanda di ammissione con relativo versamento della quota… e poi c’è il verbale del Consiglio Direttivo che ammette il socio, anche lì sono contenuti i dati… quindi i dati mi restano comunque…

    Come posso fare per rispondere correttamente alla richiesta di cancellazione del vecchio socio (per ora ho eliminato la sua mail dala nostra rubrica).

    Grazie mille per la risposta.

    • Buona sera Cinzia,
      devi rispettare le norme secondo un determinato ordine: prima di tutto tu DEVI conservare i loro dati almeno 5 anni, solo successivamente potrai cancellarli. Ne consegue che dal momento che ricevi formale e chiara richiesta di cancellazione, dovrai interrompere ogni trattamento di questi dati fin da subito (no newsletter, no sms, ad esempio), ma potrai procedere alla cancellazione solo al termine dei 5 anni richiesti dalla normativa fiscale.
      Passato questo termine, dovrai cancellare i dati della riga sostituendo quando al suo interno con spazi vuoti oppure indicando “dati cancellati” oppure “omissis”, mantenendo solo nome e cognome del socio.

      Naturalmente, attendendo sempre i prossimi decreti attuativi della norma GDPR.

  4. Buongiorno una ASD può tenere nel libro Soci solo i soci fondatori o deve obbligatoriamente inserire tutti gli atleti(minorenni) tesserati regolarmente che partecipano ai corsi di Judo?
    Saluti

    • Nel libro soci vanno inseriti tutto coloro che, dopo aver richiesto di divenire soci della associazione, vengono accettati dal direttivo.
      Maggiorenni o minorenni non fa differenza.
      Solo i soci possono prendere parte in via continuativa alle attività sociali. I tesserati ne hanno possibilità una tantum. Altrimenti trattasi di attività commerciale.

      Ciò posto… direi che, nel tuo caso, tutti dovranno essere nel libro soci.

  5. Con la nuova legge privacy subentra il problema della conservazione dei dati di persone con cui non si hanno piu rapporti. Quindi nell’informativa bisognerà informare gli associati che i dati resteranno nel libro soci per tutta la vita dell’associazione? Ma l’ex socio potrebbe chiedere la cancellazione dei dati e l’associazione può rifiutarsi?

    • Nella nota informativa bisogna sicuramente indicare che i dati saranno conservati per tutto il tempo previsto dalla legge.
      In verità, essendo una necessità sostanziale quella di detenere i dati del socio, per i dati riportati su libro soci e non comunicati verso terzi non c’è necessità di autorizzazione.
      In ogni caso, non si può rifiutare la richiesta di cancellazione.

  6. Il nostro statuto non prevede questo iter per la decadenza del socio.

    Se uno statuto dice espressamente che il socio decade automaticamente per morosità, al massimo si potrebbe prendere atto una volta all’anno su verbale del Consiglio dei soci morosi e pertanto decaduti.

    Non credo di dire una castroneria, smentitemi ovviamente in caso contrario!

    • Siamo costretti a smentire: art 23 e 24 del Codice Civile oltre a un’ampia giurisprudenza prevedono un iter preciso, con tempi e spazi per eventuali ricorsi.
      Ritieni tanto importante l’esclusione dei soci? Noi no!

  7. Buongiorno, anche noi abbiamo cominciato ad usare questo metodo. Avendo però l’associazione diversi anni, per ogni anno creiamo un nuovo foglio excel (all’interno dello stesso file), dove riprendiamo tutti i soci di volta in volta: quelli che hanno rinnovato, indicando il versamento della quota di quell’anno, e i soci esclusi negli anni precedenti, riportando la data di decadenza della loro posizione.

    Ci sembra più ordinato fare così, altrimenti, dovendo usare un foglio excel solo, dovremmo creare una colonna in più ogni anno per i rinnovi, producendo così un tabulato excel larghissimo, e di fatto difficile da stampare poi su carta.

    E’ una brutta idea a parer vostro?

    Grazie e complimenti sempre per il blog ricco di contenuti professionali!

    • Grazie Marco,
      il metodo è valido. Importante che TUTTI i soci siano presenti, indicando lo status di rinnovato o meno.
      Attenzione alla decadenza: deve essere decretata in assemblea dei soci dopo aver sollecitato il rinnovo al socio moroso.

  8. Buon giorno!!
    Avrei una domanda sul libro soci.
    L’associazione (no profit animalista) è stata aperta a gennaio 2017….con l’inizio del nuovo anno la numerazione riparte da zero???
    Ho letto nell’articolo che se Mario Rossi nel 2017 aveva la tessera #20 la avrà per sempre. Ma se, per esempio, 3 persone prima di lui non rinnovano l’iscrizione annuale, cambia il numero tessera??
    Devono comunque compilare il modulo d’iscrizione ogni anno?

    GRAZIE MILLE!!

    • Buon giorno Alessia!
      La numerazione, come hai letto nell’articolo, NON riparte da zero.
      Un buon libro soci, negli anni, riporterà decine di soci: alcuni saranno attivi, altri non lo saranno, altri si saranno dimessi, eccetera.
      Il libro riporterà, per ogni anno, indicazione dello status del socio. Immagina il libro che si allunga (alla iscrizione di nuovi soci) e si allarga (ad ogni anno sociale). Nel 2018, secondo il nostro metodo, avrai una colonna dedicata nel libro in cui scrivi il rinnovo o meno di ogni socio.
      Se, invece, utilizzi il libro cartaceo, dovrai scrivere TUTTI i nomi indicando se e quando Mario rinnova.

      Il modulo di iscrizione non è necessario ogni anno, salvo che il socio debba comunicare variazioni dei suoi dati (domicilio, telefono..).

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