Libro Soci: questo sconosciuto

Un punto dolente, di tantissime Associazioni, è sempre sul come le persone si iscrivono, e successivamente su come viene gestito il Libro Soci.

Peccato che, in un controllo, insieme ai verbali, questo libro sia fondamentale!

La procedura corretta, di gestione dei soci, è soltanto una. Questa!

  1. Ogni persona che richiede di associarsi, deve compilare la domanda di ammissione e consegnarla al segretario o incaricato.
  2. Successivamente, il C.D. ammette l’aspirante socio, che è poi inserito nel “libro soci”, oppure ne rifiuta l’iscrizione, motivando opportunamente la decisione. Solo dopo questi passaggi, l’aspirante diventa socio a tutti gli effetti, acquisendo diritti e doveri.
  3. Tutti questi moduli devono essere ordinati per data e tutti i dati anagrafici vanno registrati nel libro. Ricorda, il libro soci è UNICO, progressivo, dura per tutta la vita dell’associazione.

Troppe volte abbiamo visto confondere Libro con Elenco dei soci: solo quest’ultimo cambia ogni anno, comprende l’elenco di tutti coloro che hanno rinnovato la quota annuale, che hanno partecipato alle attività, che sono stati partecipi nella vita sociale.

Nel libro soci, i fondatori occuperanno i primi numeri, le prime righe.
Ogni nuovo socio procede successivamente, in ordine cronologico, mantenendo costante il proprio numero di tessera sociale. Mario Rossi, se all’atto di iscrizione acquisisce il numero “20”, lo manterrà a vita o fino alle dimissioni/esclusione dall’associazione. Ogni rinnovo, negli anni successivi, deve essere annotato nel libro, senza “ricominciarne uno nuovo ogni anno”.

Il secondo passaggio, obbligatorio per le ASD, è tesserare ogni socio ad un Ente di promozione sportiva, oppure ad una Federazione Sportiva Nazionale. Questo punto, è importante per più di un motivo:

  • Iscrizione Registro del Coni: accesso agli sgravi fiscali;
  • Assicurazione obbligatoria: ogni sportivo deve avere una polizza assicurativa, nominale e personale, ai sensi del DPCM 16 aprile 2008, pubblicato in Gazzetta Ufficiale 1° luglio 2008, n. 152.
  • Possibilità di partecipare a competizioni del circuito a cui si è affilati.

Deve avere una forma particolare?

Le Associazioni con solo codice fiscale, o P. Iva in 398, sono esonerate da avere una forma obbligatoria. Il libro soci può essere un semplice quaderno, un file excel, il libro che si compra nei negozi specializzati… qualunque purché contenga i dati necessari:

  • Dati anagrafici completi del socio;
  • recapiti di contatto (telefono, mail);
  • annotazione dell’iscrizione dei vari anni sociali;
  • annotazione di eventuali dimissioni;
  • indicazione delle cariche sociali.

IN BREVE:

  • Il Libro soci è il documento, dopo lo Statuto, fondamentale per ogni associazione;
  • È un documento che va compilato e conservato in unica copia per tutta la vita dell’associazione;
  • Un libro soci mal gestito insieme a dei verbali mal messi, daranno il colpo di grazia alla vostra Associazione!

Ancora dubbi? Senti il bisogno di una guida e di aiuto? Vuoi una bozza di libro soci in formato excel? Scrivici su asdfiscosicuro@gmail.com

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36 commenti su “Libro Soci: questo sconosciuto”

  1. Buonasera, avrei una domanda, la mia associazione ad oggi sta diventando ETS. Tutti i soci iscritti dal 2018 non hanno mai rinnovato, ma non gli è stato fornito un sollecito.
    Come bisogna comportarsi con loro? Basta comunicargli l’espulsione o è necessario mandargli solleciti di pagamento nonostante siano passati 5 anni?
    Inoltre, sul libro soci come bisogna riportare la decadenza dalla figura di socio? C’è una dicitura specifica da inserire nella parte delle annotazioni?

    Grazie
    Cordiali Saluti

    Rispondi
  2. Buon giorno,
    vorrei sapere se esiste obbligo alla conservazione della copia del documento personale di riconoscimento dell’associato, in formato digitale e/o cartaceo (copia).
    Grazie

    Rispondi
  3. Buongiorno. Volevo sottoporre questa domanda. Supponiamo che il nostro socio #32 Giacomo Leopardi, regolarmente ammesso in associazione ha versato le quote per le stagioni 2015, 2016, 2017. Nel 2018 è diventato moroso ed ovviamente non e stato tesserato. Ora nel 2020 è tornato “a pagare”. Come mi devo comportare:
    1) nel 2020 sarà comunque il nostro associato #32 annotando che è stato moroso (e quindi non tesserato) per due anni? O avrà un nuovo numero come se fosse un nuovo associato?
    2) nel caso in cui dovesse diventare un nuovo associato dovrei annotare l’esclusione nel 2018 e verificare che il suo nome sia presente nella lista dei soci esclusi per morositá nel verbale del C.D del 2018?….
    3) recapiti mail e telefono sono OBBLIGATORI? ENTRAMBI?

    Rispondi
    • se non viene fatta procedura di esclusione (passando da direttivo, solleciti, assemblea) Giacomo mantiene il numero 32. La morosità può essere affrontata in due modi: il più corretto è chiedere il versamento delle quote non versate (2018 e 2019 nell’esempio), tuttavia è anche possibile far versare la sola quota anno 2020 e riprendere con la partecipazione alla vita sociale.

      I recapiti sono tutti importanti, dipende da quali sono le modalità di convocazione delle assemblee e di contatto nei confronti del socio.

      Rispondi
  4. Buongiorno
    Noi abbiamo una asd che gestisce una piscina , gli utenti sono tanti.
    Potremmo inserire nel libro soci solo gli agonisti e mentre i corsisti che frequentano saltuariamente la struttura inserirli come tesserati ?
    Altrimenti avremmo ogni anno circa 600 soci iscritti

    Rispondi
  5. Salve,
    seguo sempre con attenzione tutti i vostri articoli e mi complimento per il lavaro che fate e i preziosi suggerimenti che date.
    La nostra asd è stata costituita nel 2011. Disponiamo di un libro soci (realizzato su foglio excel e aggiornato annualmente) contenente, tre le altre informazioni, versamento quota associativa o no (quindi socio moroso). Dal 2011 ad oggi, contiamo su 100 soci iscritti, 40 soci attivi, cioè in regola con versamento quota e partecipazione vita associativa.
    Il nostro statuto riporta tra le cause di decadenza della qualifica di socio la morosità. Noi non abbiamo mai avviato la procedura per la decadenza di soci morosi (anche da cinque anni). Considerato che tra qualche mese scadono le cariche sociale ed è necessario convocare l’Assemblea dei soci per le elezioni, la domanda è: la convocazione va inviata a tutti i soci presenti nel libro soci, anche morosi da più annualità o solo a coloro che lo scorso anno 2018/19 hanno pagato quota sociale e ai nuovi iscritti che lo faranno nell’anno sociale 2019/20?
    grazie

    Rispondi
    • la convocazione deve essere fatta verso chi ha diritto di voto alla data di convocazione della assemblea.
      Tuttavia, nel caso di elezioni o approvazione bilancio, è bene convocare gli iscritti dell’anno sociale precedente (se si è adottato l’anno sociale sportivo).
      Nostro consiglio: pubblicate sulla anche sulla pagina social e sul sito istituzionale 😉

      Rispondi
  6. Siamo una associazioni no profit, con solo c.f. , tra poco faremo un campeggio e dobbiamo assicurarci, ci sono dei bambini, come deve essere il libro soci? Devo presentare il libro soci all’assicurazione? Da considerare che molti sono volontari per qualche giorno….help me

    Rispondi
    • Davide, le info sono troppo sintetiche per darti risposta.
      Il libro soci fallo come spiegato nell’articolo.
      Chiedi alla assicurazione la documentazione necessaria 😉

      Rispondi
  7. Buonasera ogni anno il numero di tessera del socio cambia quindi seppure si riconferma quale socio avrà un numero di tessera diverso, mentre mi sembra di capire che il suo numero progressivo nel registro rimane lo stesso. Quindi come va registrato?? Nel senso se nell anno scorso ero arrivata a 49 e devo andare a registrare il 20 perché si riconferma nell anno in corso avrò il suo numero di seguito al 49 e magari successivamente il 50 che si sta tesserando per la prima volta e poi ancora il 25 mentre per esempio potrei avere il 30
    Che non si riconferma….è così??

    Rispondi
  8. Salve,
    Noi abbiamo una SSD srl ,dove ci sono i due soci fondatori …
    Volevo sapere in questo caso cosa bisogna fare? Non potendo avere la SSD soci, ma solo tesserati?
    Bisogna compilare comunque un libro soci/tesserati?
    Grazie mille

    Rispondi
  9. buona sera. Lo statuto della mia asd dice che uno dei casi in cui un socio cessa di appartenere all’associazione è quello in cui il socio è moroso per oltre 2 mesi dalla scadenza del versamento richiesto della quota associativa.
    ma, nella pratica, come funziona? ad esempio ora abbiamo un tot di associati, se entro i primi 2 mesi dell’anno 2019 qualcuno di loro non ha ancora pagato la quota è fuori dall’associazione? devo quindi, a marzo 2019, inserire nel libro soci la dicitura ‘decaduto per mancato rinnovo’? è una giusta procedura?
    e se il socio, dopo qualche mese dalla scadenza del rinnovo mancato, torna in associazione e paga la quota puó essere reinserito o bisogna fare la procedura d’iscrizione una seconda volta? e nel libro soci va inserito ex novo o rettificato? grazie mille

    Rispondi
    • L’art. 24 del Codice Civile, che per gerarchia delle fonti è di rango superiore, recita “L’esclusione d’un associato non può essere deliberata dall’assemblea che per gravi motivi; l’associato può ricorrere all’autorità giudiziaria entro sei mesi dal giorno in cui gli è stata notificata la deliberazione.”
      Visto il rilievo dell’azione, la procedura deve essere svolta con dovuta diligenza e attenzione. Bisogna dare comunicazione all’associato moroso, sollecitarne il rinnovo, portare l’elenco di questi soci in discussione e votazione dell’assemblea dei soci, votazione segreta per ognuno dei morosi…

      Noi non consigliamo di svolgere questa prassi, ma di lasciare il socio al suo posto. In questo modo conserverà il suo numero su libro soci e non sarà necessaria una nuova iscrizione nel caso di rinnovo tardivo.

      Rispondi
  10. salve, io ho un dubbio sul metodo che uso per tenere a posto il libro soci della mia associazione:
    l’associazione è nata nel 2017 e ho intabellato in un foglio excel tutto i soci con relativi dati; l’anno dopo ho creato un altra tabella sotto la prima in cui ho inserito i nuovi soci e quelli che hanno rinnovato l’iscrizione. gli associati che non hanno rinnovato per il 2018, invece, li ho lasciati fuori dalla seconda tabella, conservandoli solo in quella del 2017.

    le chiedo: va bene questo metodo del creare in successione in un unico foglio excel una tabella per anno?
    e se va bene, ogni anno devo necessariamente inserire tutti i soci compresi quelli che non hanno rinnovato? oppure va bene che compaiono soltanto nella tabella dell’anno precedente?
    grazie mille

    Rispondi
    • Il libro soci è un documento perpetuo. Va allungato ed allargato ogni anno, riportando i rinnovi.
      Ad inizio anno i soci non vanno cancellati: il socio 20 occupa sempre la riga 20…

      Rispondi
      • Solo in Italia possono esistere regole assurde come questa. Io h provato come avete detto voi, fate conto che la asd è nata nel 1976 !! da un certo anno c’ho provato ma poi mi sono aerenato nei casini di questo foglio in excel infinito !! .Non capisco quale sia il senso se abbiamo un elenco annuale con la relativa numerazione. Cordiali saluti

        Rispondi
  11. Buonasera, questo argomento, connesso con il nuovo regolamento GDPR mi sta facendo impazzire…
    La nostra ASD, come richiesto dalle normative, ha inviato una comunicazione a tutti i soci informandoli sulla nuova politica sulla privacy con relativa informativa adeguata alle nuove norme e chiedendo il consenso a matenere i dati.
    Alcuni soci (che non hanno rinnovato l’iscrizione nel 2018) hanno chiesto la cancellazione dei dati. Come faccio a cancellarli dal nostro libro soci (che è in formato in excel)? Devo/posso elimiare banalmente la riga di quel socio (con tutti i suoi dati)?

    Fiscalmente devo tenere tutta la documentazione x 10 anni, quindi anche la domanda di ammissione con relativo versamento della quota… e poi c’è il verbale del Consiglio Direttivo che ammette il socio, anche lì sono contenuti i dati… quindi i dati mi restano comunque…

    Come posso fare per rispondere correttamente alla richiesta di cancellazione del vecchio socio (per ora ho eliminato la sua mail dala nostra rubrica).

    Grazie mille per la risposta.

    Rispondi
    • Buona sera Cinzia,
      devi rispettare le norme secondo un determinato ordine: prima di tutto tu DEVI conservare i loro dati almeno 5 anni, solo successivamente potrai cancellarli. Ne consegue che dal momento che ricevi formale e chiara richiesta di cancellazione, dovrai interrompere ogni trattamento di questi dati fin da subito (no newsletter, no sms, ad esempio), ma potrai procedere alla cancellazione solo al termine dei 5 anni richiesti dalla normativa fiscale.
      Passato questo termine, dovrai cancellare i dati della riga sostituendo quando al suo interno con spazi vuoti oppure indicando “dati cancellati” oppure “omissis”, mantenendo solo nome e cognome del socio.

      Naturalmente, attendendo sempre i prossimi decreti attuativi della norma GDPR.

      Rispondi
  12. Buongiorno una ASD può tenere nel libro Soci solo i soci fondatori o deve obbligatoriamente inserire tutti gli atleti(minorenni) tesserati regolarmente che partecipano ai corsi di Judo?
    Saluti

    Rispondi
    • Nel libro soci vanno inseriti tutto coloro che, dopo aver richiesto di divenire soci della associazione, vengono accettati dal direttivo.
      Maggiorenni o minorenni non fa differenza.
      Solo i soci possono prendere parte in via continuativa alle attività sociali. I tesserati ne hanno possibilità una tantum. Altrimenti trattasi di attività commerciale.

      Ciò posto… direi che, nel tuo caso, tutti dovranno essere nel libro soci.

      Rispondi
  13. Con la nuova legge privacy subentra il problema della conservazione dei dati di persone con cui non si hanno piu rapporti. Quindi nell’informativa bisognerà informare gli associati che i dati resteranno nel libro soci per tutta la vita dell’associazione? Ma l’ex socio potrebbe chiedere la cancellazione dei dati e l’associazione può rifiutarsi?

    Rispondi
    • Nella nota informativa bisogna sicuramente indicare che i dati saranno conservati per tutto il tempo previsto dalla legge.
      In verità, essendo una necessità sostanziale quella di detenere i dati del socio, per i dati riportati su libro soci e non comunicati verso terzi non c’è necessità di autorizzazione.
      In ogni caso, non si può rifiutare la richiesta di cancellazione.

      Rispondi
  14. Il nostro statuto non prevede questo iter per la decadenza del socio.

    Se uno statuto dice espressamente che il socio decade automaticamente per morosità, al massimo si potrebbe prendere atto una volta all’anno su verbale del Consiglio dei soci morosi e pertanto decaduti.

    Non credo di dire una castroneria, smentitemi ovviamente in caso contrario!

    Rispondi
    • Siamo costretti a smentire: art 23 e 24 del Codice Civile oltre a un’ampia giurisprudenza prevedono un iter preciso, con tempi e spazi per eventuali ricorsi.
      Ritieni tanto importante l’esclusione dei soci? Noi no!

      Rispondi
  15. Buongiorno, anche noi abbiamo cominciato ad usare questo metodo. Avendo però l’associazione diversi anni, per ogni anno creiamo un nuovo foglio excel (all’interno dello stesso file), dove riprendiamo tutti i soci di volta in volta: quelli che hanno rinnovato, indicando il versamento della quota di quell’anno, e i soci esclusi negli anni precedenti, riportando la data di decadenza della loro posizione.

    Ci sembra più ordinato fare così, altrimenti, dovendo usare un foglio excel solo, dovremmo creare una colonna in più ogni anno per i rinnovi, producendo così un tabulato excel larghissimo, e di fatto difficile da stampare poi su carta.

    E’ una brutta idea a parer vostro?

    Grazie e complimenti sempre per il blog ricco di contenuti professionali!

    Rispondi
    • Grazie Marco,
      il metodo è valido. Importante che TUTTI i soci siano presenti, indicando lo status di rinnovato o meno.
      Attenzione alla decadenza: deve essere decretata in assemblea dei soci dopo aver sollecitato il rinnovo al socio moroso.

      Rispondi
  16. Buon giorno!!
    Avrei una domanda sul libro soci.
    L’associazione (no profit animalista) è stata aperta a gennaio 2017….con l’inizio del nuovo anno la numerazione riparte da zero???
    Ho letto nell’articolo che se Mario Rossi nel 2017 aveva la tessera #20 la avrà per sempre. Ma se, per esempio, 3 persone prima di lui non rinnovano l’iscrizione annuale, cambia il numero tessera??
    Devono comunque compilare il modulo d’iscrizione ogni anno?

    GRAZIE MILLE!!

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    • Buon giorno Alessia!
      La numerazione, come hai letto nell’articolo, NON riparte da zero.
      Un buon libro soci, negli anni, riporterà decine di soci: alcuni saranno attivi, altri non lo saranno, altri si saranno dimessi, eccetera.
      Il libro riporterà, per ogni anno, indicazione dello status del socio. Immagina il libro che si allunga (alla iscrizione di nuovi soci) e si allarga (ad ogni anno sociale). Nel 2018, secondo il nostro metodo, avrai una colonna dedicata nel libro in cui scrivi il rinnovo o meno di ogni socio.
      Se, invece, utilizzi il libro cartaceo, dovrai scrivere TUTTI i nomi indicando se e quando Mario rinnova.

      Il modulo di iscrizione non è necessario ogni anno, salvo che il socio debba comunicare variazioni dei suoi dati (domicilio, telefono..).

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